El control

¡Bienvenido(a) a nuestro blog sobre administración! Aquí encontrarás información clave y herramientas prácticas para mejorar los procesos administrativos, enfocados en alcanzar los objetivos de manera eficaz y eficiente. En esta ocasión, abordaremos el papel del control y la evaluación en la administración.

El Control y la Evaluación en el Proceso Administrativo: Su Importancia en el Logro de los Objetivos Planeados

El control es una de las funciones esenciales del proceso administrativo, estrechamente ligada a la evaluación, ya que ambas permiten medir, analizar y corregir el rumbo de las acciones realizadas en una organización para asegurar el cumplimiento de los objetivos planeados. Este artículo explora las definiciones más aceptadas del control, sus principios, su relación con la evaluación y su importancia en la gestión administrativa.

¿Qué es el control?

El control consiste en evaluar y medir la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. A continuación, presentamos algunas definiciones relevantes:

• Burt K. Scanlan: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
• Robert C. Appleby: Consiste en medir y corregir lo realizado por los subordinados para que los objetivos de la empresa y los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.
• George Terry: Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
• Robert Bucéele: Es el proceso de medir los resultados actuales en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Principios del control

• Equilibrio: A cada nivel de delegación de autoridad debe proporcionarse un grado de control correspondiente, garantizando que la responsabilidad se cumpla adecuadamente.
• De los objetivos: El control debe estar fundamentado en los objetivos preestablecidos. No es un fin en sí mismo, sino un medio para evaluar y lograr dichos objetivos.
• De la oportunidad: Para ser eficaz, el control debe aplicarse de manera oportuna, es decir, antes de que ocurran errores significativos, permitiendo la aplicación de medidas correctivas con antelación.
• De las desviaciones: Las variaciones respecto a los planes deben analizarse detalladamente para identificar sus causas y establecer medidas preventivas y correctivas.
• Costeabilidad: El sistema de control debe justificar su costo en tiempo y dinero, asegurando que los beneficios superen los recursos invertidos.
• De excepción: El control debe centrarse en actividades clave o excepcionales para optimizar costos y tiempo, utilizando métodos estadísticos o probabilísticos.
• De la función controlada: Quien realiza el control no debe estar involucrado directamente en la actividad controlada para garantizar objetividad y efectividad.

Relación entre control y evaluación

El control y la evaluación son procesos complementarios en la administración. Mientras que el control permite medir y supervisar las actividades en curso, la evaluación se enfoca en analizar los resultados obtenidos respecto a los objetivos planeados. Esta relación es crucial porque:

• Proporciona información para corregir desviaciones y evitar errores futuros.
• Permite analizar la efectividad de las estrategias implementadas.
• Genera datos clave para retroalimentar el proceso de planeación y mejorar la toma de decisiones.

Importancia del control en el logro de los objetivos

El control fundamenta su relevancia en los siguientes puntos:

• Garantiza el cumplimiento de los planes: Corrige actividades para asegurar que se alcancen los objetivos.
• Aplica a todos los niveles: Desde las personas hasta los procesos y recursos.
• Previene desviaciones: Identifica y analiza rápidamente las causas de errores para evitar su repetición.
• Optimiza recursos: Reduce costos y ahorra tiempo al evitar fallos.
• Mejora la productividad: Incide en la racionalización de la administración y maximiza el uso de recursos.

La información y el control

Los sistemas de información son esenciales para el control, ya que proporcionan los datos necesarios sobre el funcionamiento de las actividades organizacionales. Estos sistemas incluyen técnicas como:

• Contabilidad
• Auditoría
• Presupuestos
• Sistemas computarizados y mecanizados
• Reportes e informes

Es fundamental que estos sistemas sean costeables, oportunos y alineados con los objetivos, evitando caer en burocracia excesiva que obstaculice la eficiencia.

Conclusión

El control y la evaluación son pilares del proceso administrativo, cuya correcta implementación permite alcanzar los objetivos planeados de manera eficaz y eficiente. Al aplicar principios básicos como equilibrio, oportunidad y costeabilidad, las organizaciones pueden optimizar sus recursos, prevenir errores y mantener un rumbo claro hacia sus metas. En este contexto, los sistemas de información desempeñan un papel crucial al proporcionar las herramientas necesarias para una gestión basada en datos precisos y confiables.

Esperamos que este artículo te haya brindado una visión clara y útil sobre la importancia del control y la evaluación en la administración. Si tienes dudas o comentarios, no dudes en compartirlos. ¡Gracias por leernos y hasta la próxima!